Hukuk Bürosu Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir? 12 Maddelik Kontrol Listesi

Bir hukuk bürosunun günlük işleri; dosyalar, duruşmalar, tebligatlar, süreler, müvekkil görüşmeleri, masraflar ve tahsilatlar arasında dağılır. Bunları Excel tabloları, ajanda ve e-posta klasörleriyle yönetmek bir noktaya kadar mümkündür; ancak ekip büyüdükçe ve dosya sayısı arttıkça hata payı da büyür. Aşağıdaki 12 madde, yazılım seçerken demo görüşmesinde sormanız gerekenleri özetliyor.

Süre ve dosya yönetimi

1. Kesin süreler nasıl oluşturuluyor?

Süreleri elle girmek yerine, tebligat kaydedildiğinde yazılımın süreyi önermesi veya kurala göre otomatik oluşturması gerekir. Sorun: “Bir tebligatı kaydettiğimde süre nasıl oluşuyor, kim onaylıyor?”

2. Süreler ekipte kime, nerede görünüyor?

Kritik süreler hem sorumlu avukatın hem de yönetici avukatın ekranında, mobilde ve bildirim kanallarında görünmeli. Süre yeniden atanabilmeli.

3. Birleşik takvim var mı?

Duruşma, randevu, toplantı ve sürelerin tek takvimde toplanması, çakışmaları görmenin en kolay yoludur.

4. İcra takibi aynı sistemde mi?

İcra dosyaları ayrı bir programda tutuluyorsa müvekkil ve tahsilat görünümü parçalanır.

Entegrasyonlar

5. UYAP verisi nasıl aktarılıyor?

Aynı bilgiyi hem UYAP’ta görüp hem yazılıma elle yazmak, hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. UYAP verisini güvenli bir şekilde aktaran ve çakışmaları gösteren bir akış arayın. UYAP şifrenizin üçüncü tarafa verilmemesi gerektiğini de unutmayın.

6. E-tebligat işlenebiliyor mu?

UETS üzerinden gelen tebligatların kaydedilmesi ve süreye dönüştürülmesi, süre yönetiminin temelidir.

7. Web siteniz yazılıma bağlı mı?

Web sitenizdeki iletişim formundan gelen talep e-posta kutunuzda kalıyorsa, takip edilmeden kaybolabilir. Formun doğrudan yazılımda aday kaydı oluşturması, dönüşümü ölçülebilir kılar. Bu konuyu iletişim formundan müvekkile yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Müvekkil ve finans

8. Müvekkil kartı ne kadar bütünleşik?

İletişim geçmişi, vekaletname, KVKK rızası, dosyalar, faturalar ve emanet-avans hesabı aynı kartta görünmeli.

9. Müvekkil portalı var mı?

“Dosyam ne durumda?” telefonlarını azaltmanın en etkili yolu, müvekkilin paylaşılan bilgileri kendisinin görebilmesidir.

10. Finans modülü büronun ihtiyacını karşılıyor mu?

Fatura ve e-Fatura, tahsilat hatırlatma, masraf onayı, emanet-avans defteri ve mali müşavire veri aktarımı temel beklentilerdir.

Güvenlik ve ekip

11. Rol ve yetki yönetimi yeterince ayrıntılı mı?

Stajyerin yalnızca atandığı dosyaları görmesi, sekreterin finansal onay verememesi gibi ayrımlar yapılabilmeli. İki adımlı doğrulama ve denetim kaydı (kim, neyi, ne zaman değiştirdi) standart olmalı.

12. Verileriniz nerede ve nasıl tutuluyor?

Verilerinizin diğer büroların verileriyle aynı veritabanında mı, yoksa büronuza özel izole bir kurulumda mı tutulduğunu sorun. Yedekleme sıklığını ve geri yükleme sürecini öğrenin.

Kontrol listesi özeti

Demo görüşmesinden en iyi şekilde yararlanın

Demo sırasında satış sunumunu izlemek yerine kendi gerçek senaryonuzu çalıştırın: bir tebligat kaydedin, süre oluşturun, bir müvekkile fatura kesin, stajyere görev atayın. Yazılımın sizin iş akışınıza uyup uymadığını en hızlı böyle görürsünüz.

HukukSiteleri.com platformunda bu modüllerin tamamı ve kurumsal web siteniz tek pakette, avukat başı aylık 2.000 TL’ye dahildir.